勉強会・セミナーの開催マニュアル | 時系列で整理してみた

こんにちは！もりもり勉強会運営の原(@AnomalyM_gin)です！

この記事では、「勉強会・セミナーの開催マニュアル」を備忘録がてら記載します。

マニュアルということで、会の開催までの全体像を描きながら、どのフェーズでどのようなことをやればいいのかを示すようにしています。

今後何かの会の運営をしようと思っている方は、ぜひ参考にしていただければと思います！

勉強会・セミナーの開催マニュアル

上記の前提のもと、時系列にやるべきことをまとめると下記のようになります。

• 3ヶ月前
  • 基本項目の決定
• 2ヶ月前
  • チケットサイト準備
• 1ヶ月前
  • チケットサイト公開
  • 集客開始
  • 当日スライド準備
  • アンケート準備
• 1週間前
  • 参加締め切り
  • ゲストへの事前連絡
• 3日前
  • 参加者への事前連絡(リマインド)
• 当日
  • 最終チェック
  • 会場準備
• 翌日
  • 参加者へのお礼・伝達事項の共有
  • ゲストへのお礼

ここからはそれぞれの項目の詳細や注意点を記載します。

3ヶ月前

勉強会やセミナーを企画する際は、遅くとも3ヶ月前から準備をしたほうが確実です。

基本項目の決定

初めに、会の基本となる下記のような項目を決定します。

• テーマ
• 開催日時の決定
• 開催場所の決定
• (ゲストの決定)
• 参加費
• 定員
• 申込期限
• 申込み方法

このあたりが決定していないとそれ以降の企画や準備や進められないことがありますので、一旦仮で決定する部分もあって良いと思いますがこの段階でしっかりと決めることをおすすめします。

特に開催場所については、会のクオリティや満足度に関わる大事な要素ですので、下見をするなど入念にリサーチする必要があります。

2ヶ月前

1～2ヶ月前には参加申込の準備を行う必要があります。

申込ページ準備

「もりもり勉強会」では、チケットサイト「peatix」で利用して申込の管理をしています。

• グーグルフォーム
• ホームページからの問い合わせ
• チケットサイト

選択肢は色々あると思いますが、チケットサイトを使用すると応募から支払い・参加者への連絡まで一括で管理できるようになります。
有料での開催やある程度人数の多い場合は手数料はかかるもののチケットサイトの利用がおすすめです。

申込ページに記載する主な内容としては下記になります。

1ヶ月前

少なくとも1ヶ月前からは応募を開始し、当日の準備をすすめていきます。
会の規模によっては、2～3ヶ月前から応募を開始しても問題ないです。

申し込みページ公開

申し込みページの最終チェックをした後に公開します。公開後に情報の修正はできないことが多いのでしっかりとチェックをします。

集客開始

募集を開始した旨を前回の参加者へ連絡したり、SNSに公開します。

ゲストの方がいる場合、ゲストの方にも拡散の協力をしていただくことで会に興味のある方により情報を届けることができますので協力をお願いしています。

当日スライド準備

会当日参加者に見せるスライドを準備します。

本編は登壇者に作成していただくとして、ここではその他必要な情報をまとめます。

• 撮影について
• Wi-Fi情報
• 休憩時間について
• トイレの位置
• タイムスケジュール
• 質問方法
• 発信用ハッシュタグ
• 会の概要
• 次回告知
• アンケート

アンケート準備

スライドと合わせて当日参加者にご協力いただくアンケートも作成します。
アンケートは今後の運営の参考にするため、満足度やニーズを把握するために行います。

1～2週間前

この段階で申込を締め切り、確定した情報をもとにゲストや参加者へ事前の連絡をします。

参加締め切り

会の規模にもよりますが、1週間前には申込を締め切り、参加人数を確定させ当日に向けた準備を進めます。

ゲストへの事前情報共有

諸々の準備が完了した時点でゲストへ当日の連絡をします。

ゲストの方によっていつまでに何の情報を知りたいかは異なりますので、事前にどのような情報をどれくらいまでに共有するかすり合わせておきます

• 入場時間
• 当日スケジュール
• 当日スライドの共有

等、事前に細かく連絡をします。

また、下記の内容は登壇者によって違い、それによって準備も変わるので合わせて確認しておくとよいでしょう。

• 資料の配布はOKか
• 資料の撮影はOKか
• 講演内容に関するSNSでの投稿はOKか
• 資料はご自身のPCで映すか？主催者側で用意するか
• PCとプロジェクターの接続端子はどの仕様か
• PCで動画・音声を流すことはあるか
• 希望の会場レイアウトはあるか
• 交通手段

参加者への事前連絡

応募締め切りをしたら参加者が確定しますので、下記のような当日の情報を伝えます。

同じ情報を前日ごろにもリマインドで共有することで確実な呼びかけになるでしょう。

• 集合時間
• 開催場所
• スケジュール
• 持ち物

当日

当日はほとんどすべての準備が整った状態にしておき、最終チェックと会場の準備に集中します。

最終チェック

スライドの資料や共有事項などに誤りがないかチェックします。

会場準備

レイアウトの変更・案内表示・備品の準備等、参加者の導線を考えて準備します。
会の規模にもよりますが、来場が始める2～3時間前には会場に入り準備を進めると確実。

初めて使う会場であれば、参加者が確定し始める1～2週間ほど前に再度下見に行くと、より当日のイメージが固まります。

翌日

会の翌日、翌営業日には参加者やゲストへお礼の連絡をします。

参加者へのお礼・伝達事項の共有

参加者へはお礼とともに、下記の内容も共有します。

• 資料の共有
• アンケートのお願い
• 次回の会の告知

また、後日SNSで当日のレポートも共有するようにします。

勉強会・セミナーを開催する際にやったほうがいいこと

週1で定例会を行う

新規でセミナーや勉強会を立ち上げるときは週1で集まり定例会を行います。
Web会議でも問題ないので予め曜日と時間を決めておきます。

週1の定例会を行うと下記のようなメリットがあります。

計画的に進められる

最初に大枠のスケジュールを決め、定期的に進捗を報告することで大きくずれずに進めることができます。
毎回タスクを立て、前回のタスクを確認することを意識しています。

意思決定が早くなる

話すことがあってもなくても、運営で顔を合わせて決まってないことや疑問を解消する必要があります。

日付を決めて集まっていると日程を調整する時間も発生するため、意思決定が遅くなります。

他の会を見学する

何かしらの勉強会とかイベントに参加して、主催者がどのように運営しているかをよく観察します。

参加するときは、参加側・主催者側・登壇者側の3つの観点で参加すると、より広く深い学びになります。

良い点は取り入れて、改善できると思った点は学びとして自分たちの会に活かします。

勉強会・セミナーの開催マニュアル | まとめ

勉強会やセミナーを開く際、決めることや準備することが多すぎて何から手を付ければいいか分からないことがあります。

そんなときは全体像の把握と、やることを整理すればひとつずつ取り組むことができるはずです。

このマニュアルは、我々もりもり勉強会の運営の備忘録になるようにも作成していますが、基本的な流れややるべきことは網羅していますので、ぜひ何かしらの会を運営されている方の参考になれば幸いです。